Cos'è l'Audit Amministrativo:
Il controllo amministrativo è administrative la valutazione e l'analisi della struttura organizzativa di una società o ente al fine di conoscerne il funzionamento e determinare le opportunità per migliorare la qualità e la competitività dei propri beni o servizi.
Attraverso l'audit amministrativo è possibile valutare se l'amministrazione di un'azienda soddisfa gli obiettivi proposti nei piani di organizzazione, gestione e controllo secondo le sue esigenze.
Le verifiche amministrative devono essere svolte in tutte le società o istituzioni, piccole, medie e grandi, private o pubbliche, e in tutte le loro funzioni, al fine di conseguire la massima efficacia di tali strutture organizzative.
Contesto dell'audit amministrativo
Secondo varie indagini, l'idea di audit amministrativo compare, ma con altre parole, nel Codice Hammurabi, in cui si menziona l'importanza di mantenere un controllo del commercio, quindi questo non è un termine nuovo.
Nel 1935 James O. McKinsey, fu l'autore che determinò le basi dell'audit amministrativo, esponendo l'importanza di effettuare la valutazione della posizione dell'azienda al fine di determinare dove si vuole andare e gli obiettivi che si vogliono raggiungere.
D'altra parte, nel 1959 Víctor Lazzaro pubblicò un libro intitolato Sistemi e procedure dove presenta il contributo e l'importanza di svolgere un controllo amministrativo in aziende o istituzioni.
Più tardi, nel 1971, l'autore Agustín Reyes Ponce contribuisce con la sua visione di come l'audit delle risorse umane è correlato all'audit amministrativo.
Il termine audit amministrativo, però, è stato continuamente adattato alle esigenze della moderna amministrazione, per cui numerosi sono stati gli autori, che negli anni hanno recepito nuovi spunti di interesse sulla materia.
Obiettivi dell'audit amministrativo
L'obiettivo principale dell'audit amministrativo è determinare quali sono le carenze o irregolarità che si verificano nelle varie dipendenze di un'azienda o ente e risolvere il problema.
- Canalizzare le azioni di ottimizzazione delle risorse che l'azienda o l'ente dispone in funzione della sua amministrazione.
- Valutare se il servizio offerto, in base all'organizzazione interna che ogni azienda o ente deve avere, soddisfa le aspettative del cliente.
- Promuovere, attraverso piani e modelli di gestione, l'aumento dei livelli di qualità e competitività dei servizi o beni offerti al pubblico.
- Determinare quali sono i metodi di gestione scadenti e in perdita, al fine di evitare che ciò accada ulteriormente.
- Identificare i successi della gestione dell'azienda e come i suoi risultati si avvicinano agli obiettivi proposti.
- Stabilire quali sono gli strumenti di lavoro che contribuiscono o ritardano lo sviluppo dell'impresa o dell'ente.
- Analizzare le funzioni amministrative e il loro rapporto con le altre dipendenze dell'azienda o dell'ente.
Metodologia di audit amministrativo
La metodologia utilizzata consente di organizzare le informazioni raccolte durante il processo di audit, in modo facile e accessibile, per presentare successivamente i risultati e determinare i passaggi da seguire al fine di ottimizzare il funzionamento dell'azienda o dell'ente.
Pianificazione: sono le linee guida da seguire per svolgere l'audit amministrativo che copre i principali fattori da valutare.
Strumentazione: vengono selezionate e applicate le tecniche più efficaci per la raccolta dei dati.
Esame: Vengono applicate le necessarie tecniche di analisi per stabilire le caratteristiche dell'amministrazione e raccogliere i dati che consentiranno di valutare la situazione dell'azienda o dell'ente.
Rapporto: Al termine dell'audit amministrativo viene redatto un report che identifica l'area oggetto di audit, l'obiettivo della valutazione, la durata del processo, lo scopo ottenuto, le risorse e le metodologie applicate.
Importanza dell'audit amministrativo
L'audit amministrativo è uno strumento fondamentale per rilevare carenze e/o aree di opportunità che promuovono il continuo sviluppo di un'azienda o di un ente.
Gli audit amministrativi devono essere effettuati almeno una volta all'anno, sia nelle aziende pubbliche che private, al fine di ottenere informazioni aggiornate su come funziona, cosa ha e cosa manca.
Il risultato dell'audit è di vitale importanza per prendere in seguito le decisioni più corrette basate sulla buona prestazione delle squadre di lavoro umane e materiali che consentono il funzionamento dell'azienda.
In molte occasioni, è attraverso gli audit che gli amministratori oi dirigenti di un'azienda o di un ente hanno dovuto prendere la decisione di realizzare investimenti importanti, chiudere impianti o addirittura fare a meno del personale.
Ambito dell'audit amministrativo
Gli audit amministrativi comprendono diversi aspetti che, valutati e analizzati, consentono di determinare lo stato attuale di un'azienda e come migliorare o mantenere il suo funzionamento e la qualità del servizio.
L'ambito dell'audit amministrativo determina quanto ampia e profonda sarà la valutazione da svolgere, poiché può riguardare un dipartimento, un'area o anche l'intera azienda.
Pertanto, si occupa di aspetti come il livello gerarchico, lo sviluppo e l'uso delle tecnologie, le risorse umane, il numero di dipendenti, i sistemi di comunicazione, il livello delle prestazioni, l'ambiente di lavoro, il trattamento dei clienti, tra gli altri.
Gli audit amministrativi sono applicabili a tutte le organizzazioni, soprattutto se alla fine del processo l'azienda o l'ente ottiene una certificazione di qualità.
