Cos'è la lettera formale:
La lettera formale è a documento il cui contenuto si riferisce ad un argomento istituzionale, aziendale, lavorativo, politico, finanziario, accademico, tra gli altri, in cui si usa un linguaggio formale e cordiale.
La lettera formale è una corrispondenza che è consuetudine fare in quei casi in cui si voglia fare una richiesta, una raccomandazione, una presentazione, un ringraziamento, un reclamo, una rinuncia o per divulgare specifiche informazioni di interesse.
In questo senso la lettera formale incontra alcuni elementi e caratteristiche che la differenziano dalla lettera informale o da altri tipi di comunicazioni scritte. Allo stesso modo, la sua struttura è composta da tre parti fondamentali che sono l'intestazione, la presentazione delle informazioni e l'addio.
La lettera formale consente la comunicazione tra due persone che generalmente non si conoscono, pertanto si pone l'accento su una scrittura accurata, la presentazione di idee, l'uso di un linguaggio cordiale, rispettoso e formale e altri elementi.
Pertanto, in questo tipo di lettere, si evitano, tra gli altri, errori di ortografia, barrature, cancellature, grafia illeggibile, uso di poscritto, risposta tardiva.
Elementi della lettera formale
La lettera formale ha una serie di elementi che devono essere rispettati per poter adempiere alla sua funzione comunicativa e generare una risposta a dette informazioni. Di seguito sono riportati gli elementi principali della lettera formale.
- Carta intestata: dati del mittente costituiti da numero di telefono, indirizzo, e-mail, tra gli altri.
- Nome del destinatario: persona a cui è indirizzata la lettera.
- Luogo e data dal momento in cui la lettera è scritta.
- Saluto o intestazione: è scritto utilizzando le formule della cortesia e del rispetto, e precede l'oggetto della lettera.
- Oggetto o introduzione breve sul motivo della lettera.
- Corpo del messaggio: È la parte più importante della lettera perché le ragioni sono esposte e sviluppate.
- licenziato: consiste in un paragrafo in cui si chiude l'idea principale e un cordiale saluto.
- azienda: vengono inseriti il nome del mittente e la sua posizione.
Caratteristiche della lettera formale
Le caratteristiche della lettera formale sono riassunte nella presentazione di un'informazione coerente, breve, rispettosa che assolva alla funzione di trasmettere un messaggio chiaro.
- Viene utilizzato un linguaggio formale, semplice e chiaro.
- Si applicano formule di cortesia.
- Il contenuto è breve e preciso (non vengono forniti dettagli minori).
- Le informazioni complete e necessarie sono esposte.
- Le idee sono presentate in ordine di importanza, con paragrafi brevi e coerenti.
- Generalmente, queste lettere sono indirizzate a estranei.
